Universell utforming av dokumenter | www.statped.no

Universell utforming av dokumenter

Å gjøre et dokument tilgjengelig for alle (universelt utformet) er en del av det å jobbe med dokumenteter. Rett bruk av stiler, overskrifter, gode kontraster, tabellstruktur og alternativ tekst på bilder er noe av det du må huske på når du skriver.

Språk

Bruk et enkelt, tydelig og konsist språk uten interne begreper og forkortelser.
10 tips som gjør tekstene dine lettere å forstå.

Språk og stavekontroll

Du må angi hvilket språk teksten er skrevet på. Når språket er riktig definert, kan skjermlesere automatisk avgjøre hvilken stemme de skal bruke for å lese opp innholdet. Dette gjør du ved å velge språk i stavekontrollen til Word, eller under egenskaper.

Dokumentstruktur stiler og formateringer av teksten

Struktur innebærer å definere de ulike typene av innhold i dokumentet, for eksempel overskrifter, lister, tabeller og spalter. Formatering bestemmer hvordan innholdet skal se ut, for eksempel skrifttype, farge eller tekststørrelse.

Et godt strukturert dokument gjør at innholdet blir presentert riktig av ulike hjelpemidler. Bruk av ferdig definerte stiler gir både et bestemt utseende og gir informasjon om dokumentets struktur.

  • Vi anbefaler skrifttype uten seriffer som for eksempel Arial fordi det gi en bedre lesbarhet. Unngå kursiv og understreking i teksten om det ikke er en lenke.
  • Linjeavstand minimum 1.5
  • Teksten bør være venstrestilt – ikke midtstilt.
  • Punktlister og nummererte lister skal være opprettet med listefunksjonaliteten
  • Lenker skal være beskrivende og vise hvor den fører brukeren.
  • Hvis du ønsker at en tekstblokk skal starte på en ny side før siden er slutt, skal du bruke sett inn sideskift-funksjonen og ikke enter-tasten.
  • Alle overskrifter må være formatert riktig. Du sikrer deg rett formatering ved å bruke predefinerte overskrifter, bruk først Overskrift 1, deretter Overskrift 2 og så videre. Hvis du ikke bruker overskriftsstiler, men bare endrer selve formateringen på teksten, vil ikke overskriften bli definert som en overskrift. Utseendet kan være identisk, men overskriften vil ikke dukke opp i navigasjonen eller i innholdsfortegnelsen. Den vil heller ikke leses opp som en overskrift av enkelte hjelpemidler.

Bilder og illustrasjoner

Bilder kan være til god hjelp for dyslektikere, hørselshemmede og lesehemmede.

Bilder og illustrasjoner i dokumenter skal ha en alternativ tekst som beskriver innholdet i bildet. Dette gjør at brukere som ikke kan se bildet i dokumentet fortsatt kan få med seg innholdet.

Dersom bildet for eksempel er et diagram eller en illustrasjon som inneholder mye informasjon, må du ha en utdypende forklaring av innholdet. Forklaringen skal stå i direkte tilknytning til illustrasjonen i dokumentet.

Når du bruker bilder og illustrasjoner, må du

  • Bruke en alternativ tekst som beskriver bildet eller illustrajonen.
  • Hvis bildet viser en graf fra for eksempel Ecxel, grafen leses som bilde med skjermleser og er ofte dårlige kontraster. Informasjon som kun fås ved å se denne grafen må derfor også beskrives med tekst. Bruk eller tabellverktøyet i Word.

Tabeller

Tabeller kan være vanskelig å orientere seg i og navigere i for dem som bruker hjelpemidler. Korrekt merking og bruk av overskriftsrader er avgjørende for tilgjengeligheten. Når du bruker tabellverktøyet lager du en strukturert tabell, og det blir mulig for personer som bruker skjermleser å lese tabellen på en oversiktlig måte.

Når du lager tabeller, må du

  • bruke tabellverktøyet i tekstbehandleren
  • definere overskrifter i kolonner og rader
  • ikke bruke tabulatortasten eller mellomromtasten for å lage noe som ser ut som en tabell
  • ikke lime inn bilde av tabell

Kontraster

Velg farger og kontraster som gjør det lett å kunne lese eller ha glede av visuell kunst. Lesehastighet og mulighet til avstandslesing har sterk sammenheng med fargekontraster.

Det skal være god kontrast mellom tekstfarge og bakgrunnsfarge. Du kan måle om du oppfyller kravene med det finnes ulike målverktøy som måler kontraster som for eksempel Colour Contrast Analyser.

Farge

Farger kan være en god meningsbærer, og bruk gjerne farger for å gi leseren bedre oversikt. Men du kan ikke bruke farge som eneste informasjonsbærer, fordi vi har ulik evne til å oppfatte farge.

Filnavn

Navngi dokumentet på en forståelig og god måte uten forkortelser, interne uttrykk eller status for dokumentet. Filtittelen skal være som en god lenketekst som beskriver dokumentet for brukeren. 

Tilgjengelighetskontroll

Det finnes gode verktøy for å sjekke tilgjengelighet i både Word og PDF. Verktøyet finnes under fil, informasjon og kontroller for tilgjengelighet. Bruk gjerne tilgjengelighetskontrollen mens du arbeider i dokumentet. Godt utformete Word-dokumenter blir gode PDF-filer. Mer informasjon om tilgjengelighetskontrollen til Microsoft.

Mer informasjon om kravene til tilgjengelige dokumenter finner du på Difi

Fant du det du lette etter?

0/250
0/250

Tusen takk for hjelpen!