Universell utforming av dokumenter

Å gjøre et dokument tilgjengelig for alle (universelt utformet) er en del av det å jobbe med dokumenteter. Rett bruk av stiler, overskrifter, gode kontraster, tabellstruktur og alternativ tekst på bilder er noe av det du må huske på når du skriver.

Språk

  • Bruk et enkelt, tydelig og konsist språk uten interne begreper og forkortelser.

    Du må angi hvilket språk teksten er skrevet på. Dette gjør du ved å velge språk i stavekontrollen til Word, eller under egenskaper.

    Når språket er riktig definert, kan skjermlesere automatisk avgjøre hvilken stemme de skal bruke for å lese opp innholdet.

    Språkinnstillinger er også viktig når du ønsker å bruke stavekontrollen. Stavekontroll er et dataprogram som markerer feilstavede ord og grammatiske feil i et tekstdokument. Stavekontrollen kan automatisk rette opp feilstavede ord og grammatiske feil.

Dokumenter

  • Struktur innebærer å definere de ulike typene av innhold i dokumentet, for eksempel overskrifter, lister, tabeller og spalter. Formatering bestemmer hvordan innholdet skal se ut, for eksempel skrifttype, farge eller tekststørrelse.

    Strukturen gir mer informasjon om innholdet i dokumentet enn den synlige formateringen og bidrar til at innholdet blir presentert riktig av ulike hjelpemidler.

    For bedre lesbarhet anbefaler vi

    • Skrifttype uten seriffer som for eksempel Arial fordi det gi en bedre lesbarhet. Unngå kursiv og understreking i teksten om det ikke er en lenke.
    • Linjeavstand minimum 1.5
    • Oppstilling av tekst bør være venstrestilt – ikke midtstilt.
    • Punktlister og nummererte lister skal være opprettet med listefunksjonaliteten
    • Lenker skal være beskrivende og vise hvor den fører brukeren
    • Hvis du ønsker at en tekstblokk skal starte på en ny side før siden er slutt, skal du bruke sett inn sideskift-funksjonen og ikke enter-tasten.
    • Alle overskrifter må være formatert riktig. Du sikrer deg rett formatering ved å bruke predefinerte overskrifter, bruk først Overskrift 1, deretter Overskrift 2 og så videre.

    Hvis du ikke bruker overskriftsstiler, men bare endrer selve formateringen på teksten, vil ikke overskriften bli definert som en overskrift. Utseendet kan være identisk, men overskriften vil ikke dukke opp i navigasjonen eller i innholdsfortegnelsen. Den vil heller ikke leses opp som en overskrift av enkelte hjelpemidler.

  • Bilder kan være til god hjelp for dyslektikere, hørselshemmede og lesehemmede.

    En talesyntese leser ikke bilder. Så du må ikke bruke tekst på bilder, fordi denne teksten blir da ikke lest.

    Når du bruker bilder og illustrasjoner, må du

    • Bruke en alternativ tekst som beskriver bildet eller illustrajonen
    • Hvis bildet viser en graf fra for eksempel Excel, leses grafen som et bilde med skjermleser. Det har også ofte dårlige kontraster. Dersom informasjonen kun kan leses i et slikt bilde/graf, må informasjonen også beskrives med tekst. Bruk eller tabellverktøyet i Word.

    Slik gjør du det

    • Velg «Formater bilde» og «Alternativ tekst». Fyll ut «Tittel» med en beskrivelse av bildet.



  • Tabeller kan være vanskelig å orientere og navigere i for de som bruker hjelpemidler. Korrekt merking og bruk av overskriftsrader er avgjørende for tilgjengeligheten. Når du bruker tabellverktøyet lager du en strukturert tabell, dermed blir det mulig for personer som bruker skjermleser å lese tabellen på en oversiktlig måte.

    Når du lager tabeller, må du

    • bruke tabellverktøyet i tekstbehandleren
    • definere overskrifter i kolonner og rader
    • ikke bruke tabulatortasten eller mellomromtasten for å lage noe som ser ut som en tabell
    • ikke lime inn bilde av tabell
  • Velg farger og kontraster som gjør det lett for alle å kunne lese. Lesehastighet og mulighet til avstandslesing har sterk sammenheng med fargekontraster.

    Det skal være god kontrast mellom tekstfarge og bakgrunnsfarge. Du kan måle om du oppfyller kravene. Det finnes ulike målverktøy som måler kontraster som for eksempel Colour Contrast Analyser.

    Farge

    Farger kan være en god meningsbærer.Bruk gjerne farger for å gi leseren bedre oversikt. Men du kan ikke bruke farge som eneste informasjonsbærer, vi har ulik evne til å oppfatte farge.

  • Navngi dokumentet på en forståelig og god måte uten forkortelser, interne uttrykk eller status for dokumentet. Filtittelen skal være som en god lenketekst som beskriver dokumentet for brukeren. Ikke bruk lenketekst som kun sier “her” eller “les mer”

  • Det finnes gode verktøy for å sjekke tilgjengelighet i både Word og PDF. Verktøyet finnes under fil, informasjon og kontroller for tilgjengelighet. Bruk gjerne tilgjengelighetskontrollen mens du arbeider i dokumentet. Godt utformete Word-dokumenter blir også gode PDF-filer.

    Mer informasjon om kravene til tilgjengelige dokumenter finner du på Difi.

  • Info og skjemafelt må være koblet sammen, med mulighet for å få opplest beskrivelser av hva som skal inn i feltet, tilbakemelding når riktig utfylt og feilmelding når ikke riktig utfylt med beskrivelse av hvordan disse kan rettes opp. «Tab» rekkefølgen må samsvare.

    Koding av skjema, Feilmeldinger som del av <label> Bør plasseres visuelt før det aktuelle utfyllingsfeltet.