De vanligste funksjonene i programmet kan utføres med hurtigtaster. Vi beskriver framgangsmåter for å vise og lage presentasjoner.
Anbefalte innstillinger for PowerPoint
Følgende innstillinger bør gjøres:
- Slå av Startskjerm og Backstage
- Skru av Autokorrektur
- Filplassering
Innstillingene gjøres i kategorien Fil.
1. Slå av Startskjerm og Backstage
Slå av Startskjermen med mus
Velg kategorien Fil (Fil-menyen), Alternativer, Generelt. Fjern haken for Vis Startskjermen når dette programmet starter i gruppa Oppstartsalternativer. Har du et lite skjermbilde ligger Alternativer for PowerPoint under Fil, Mer…
Slå av Startskjermen med hurtigtaster
- Alt+f (åpner filmenyen)
- r (for Alternativer, generelt)
- Alt+e fjerner haken i feltet Vis startskjermen når dette programmet starter
- Hvis haken ikke fjernes med Alt+e, kan du brukemellomrom for å slå av/på valget
- Enter for å bekrefte innstillingen
Slå av Backstage med mus
Velg kategorien Fil (Fil-menyen), Alternativer, Lagre. Kryss av for valget Ikke vis Backstage når jeg åpner eller lagrer filer i gruppa Lagre presentasjoner. Bekreft innstilling med OK-knapp. Har du et lite skjermbilde ligger Alternativer for PowerPoint under Fil, Mer…
Slå av Backstage med hurtigtaster
- Alt+f (åpner filmenyen)
- r (for Alternativer, generelt)
- l (for Lagre)
- Alt+å for hake av i feltet Ikke vis Backstage når jeg åpner eller lagrer filer med hurtigtaster
- Enter for å bekrefte innstillingen
2. Slå av autokorrektur
Slå av Autokorrektur med mus
Velg kategorien Fil (Fil-menyen), Korrektur, Alternativer for autokorrektur. Alle funksjonene under fanene Autokorrektur, Fortløpende autoformatering og Autoformat bør slås av. Bekreft innstilling med OK-knapp. Har du et lite skjermbilde ligger Alternativer for PowerPoint under Fil, Mer…
Slå av Autokorrektur med hurtigtaster
- Alt+f (åpner filmenyen)
- r (for Alternativer)
- k (for Korrektur)
- Tab (for å komme til knappen Alternativer for autokorrektur)
- Enter for å åpne Alternativer for autokorrektur
- Bruk Tab for å bla gjennom valgene i hver fane, bruk Mellomrom for å fjerne eller sette kryss for et valg, bruk Ctrl+Tab for å bla til ny fane. Det er viktigst å skru av Alternativene i Autokorrektur, Fortløpende autoformatering og Autoformat
- Enter for å bekrefte innstillingen
- Esc for å gå ut av dialogboksen Alternativer for PowerPoint
3. Filplassering
Det er en fordel at elevens maskin er stilt slik at filene lagres automatisk i en mappe eleven kjenner og vet hvor finnes. Eksempelvis er det mange som ønsker at filer skal lagres i skylagring eller fast mappe på PC-en. Fordelen med skylagring er at den kan speiles til en annen datamaskin eleven benytter og åpner for muligheten for samskriving og deling av dokumenter.
Endre standard filplassering med mus
Velg kategorien Fil (Fil-menyen), Alternativer, Lagre. Skriv stien til mappa du vil skal være standard under feltet Standard filplassering (tips: kan kopiere fliste fra Word for samme lagringsplass). Bekreft valgene med OK-knapp.
Har du et lite skjermbilde ligger Alternativer for Word under Fil, Mer…
Endre standard filplassering med taster
- Alt+f
- r (for Alternativer)
- l (for Lagre)
- Tab
- Alt+a for Standard filplassering (Du hopper direkte til rett felt i høyre kolonne)
- Skriv inn stien til mappa du vil skal være standard (tips: kan kopiere fliste fra Word for samme lagringsplass)
- Bekreft med Enter
Lage en presentasjon
I standardoppsettet for PowerPoint, inneholder første lysbilde feltene Tittel og Undertittel. Senere lysbilder i samme presentasjon inneholder feltene Tittel og Tekst, der Tekst er en punktmerket liste.
Lysbilde med tittel og tekst
- Åpne PowerPoint
- PowerPoint åpner automatisk et lysbilde med oppsettet Tittellysbilde
- Trykk Tab for å flytte markøren til feltet for tittel
- Skriv inn tittel (automatisk redigeringsmodus) og trykk Esc for å gå ut av redigeringsmodus
- Trykk Tab for å flytte markøren til feltet for undertittel
- Skriv inn undertittel og trykk Esc for å gå ut av redigeringsmodus
- Trykk Ctrl+m for å åpne et nytt lysbilde (talen sier lysbilde 2)
- Trykk Tab for å flytte markøren til feltet for tittel
- Skriv inn tittel på lysbildet (automatisk redigeringsmodus) og trykk Esc for å gå ut av redigeringsmodus
- Trykk Tab for å flytte markøren til feltet for tekst. Dette blir første punkt i en punktmerket liste
- Skriv inn tekst
- Trykk Enter for å lage et nytt punkt i lista
- Gjenta de to punktene over til lysbildet er ferdig
- Trykk Ctrl+m for å åpne et nytt lysbilde (talen sier lysbilde 3)
Sette inn bilde
Vi anbefaler at alle filer (bilder, lydklipp, video m.m.) som skal settes inn i presentasjonen, ligger i samme mappe før du begynner å lage presentasjonen.
- Plasser markøren der du vil sette inn bildet (ikke i tittelen til lysbilde). Trykk Alt for å flytte fokus til Båndet, velg Sett inn (k)
- B2 for bilde
- e for Denne enheten
- Naviger til bildefila i dialogboksen på vanlig måte, finn ønsket fil og bekreft med Enter. Ved å høyreklikke (Shift+F10) på bildet kan du formatere bilde ved blant annet å legge til alternativ tekst som talen vil gjengi ved visning
Sette inn lydklipp
- Plasser markøren der du vil ha lydfila på lysbildet
- Trykk Alt for å flytte fokus til Båndet, velg Sett inn (k)
- l for lyd
- p for Min PC
- Naviger til bildefila i dialogboksen på vanlig måte, finn ønsket fil og bekreft med Enter
Vise en presentasjon
- Trykk F5 for å starte visningen av presentasjonen
- Trykk Pil ned for å lese innholdet på lysbildet
- Trykk Mellomrom for å bytte til neste lysbilde
- Talen leser opp hele bildet om du ikke stopper den (eller slår den midlertidig av med Ins+mellomrom, s i JAWS og med Ctrl+0 i SuperNova)
- Teksten vises i punkt på leselista (leselistviseren viser ikke innholdet i lysbildet)
- Trykk Esc for å avslutte framvisningen
Ved å trykke Shift+F10 åpner du en meny som kan brukes til å navigere i bildene i PowerPoint-fila Viktige valg er Neste og Forrige.
For å bla i lysbildene i visningsmodus kan du bruke Ctrl+s og piltaster eller nr. på lysbildet.
Konvertere PowerPoint-presentasjon til tekst
Om du vil lese teksten på alle lysbildene i en presentasjon som en sammenhengende tekst, kan den konverteres til et Word-dokument:
- Åpne fila i PowerPoint, og bruk funksjonen Lagre som (F12)
- Velg filtype Disposisjon/RTF
- Alt+g for å lagre (endre eventuelt filnavn)
Fila har fortsatt store skrifttyper og en del koder. For å renske ut dette, gjør du slik :
- Åpne den lagrede fila (RTF-fila) i Word
- Merk innholdet med Ctrl+a.
- Klipp ut med Ctrl+x.
- Trykk Ctrl+Alt+v for å åpne dialogboksen Lim inn utvalg.
- Velg Uformatert tekst, trykk Enter.
- Lagre fila på nytt
Noen hurtigtaster i PowerPoint
- Avslutte redigeringsmodus Esc
- Avslutte visning av en presentasjon Esc
- Bla i lysbilder i visningsmodus Ctrl+s
- Flytt fokus til elementene på et lysark Tab
- Gå til neste lysbilde Mellomrom
- Lagre presentasjon i redigeringsmodus Ctrl+s
- Lagre som F12
- Ny presentasjon Ctrl+n
- Nytt lysbilde Ctrl+m
- Starte redigeringsmodus Enter
- Starte visning av en presentasjon F5